Die „Problem Discovery“ für eine bessere Zusammenarbeit und zur Unterstützung für Team- und Organisations­entwicklungs­maßnahmen

Problem Discovery

Die Problem Discovery wird zum identifizieren von Problemen in der Zusammenarbeit als Ganzes, dem Projekt oder im Team verwendet, um das Bewusstsein und Verständnis für verschiedene Probleme und Chancen zu entwickeln, an deren Lösung jeder Mitarbeiter interessiert ist. Aus einem Workshop von ca. 45 Minuten, können so hervorragende Lösungen für die zukünftige Zusammenarbeit entstehen. Die Methodik kann auch zur Informationssammlung für nachfolgende Team- und Organisationsentwicklungsmaßnahmen dienen und verwendet werden.

Die Schritte im Einzelnen:

Für jeden Quadranten sollten die Workshop-Teilnehmer zirka fünf Minuten Zeit bekommen, um ruhig und individuell neue Ideen generieren zu können. Verwenden Sie am besten StickyNotes oder Pinnwandkarten für die Erarbeitung der entsprechenden Themenfelder. Es sollte jeweils ein Thema oder Bulletpoint pro Karte bzw. StickyNote geschrieben werden.

Im Nachgang präsentiert jeder Teilnehmer 30 – 60 Sekunden seine identifizierten Probleme, Chancen oder auch Zielwünsche. Vermeiden Sie in der Moderation, dass die Teilnehmer zu lange Geschichten über ihre Punkte erzählen. Es geht in den einzelnen Schritten um das Verständnis, was mit den Worten und Sätzen auf den entsprechenden Bulletpoitns/StickyNotes gemeint ist. Inhaltliche Fragen sollten selbstverständlich immer sofort geklärt werden.

Die Themenfelder können wie folgt in der Moderation erklärt und in den einzelnen Schritten bearbeitet werden:

Vision/Ziel (Vision/Target): Jedes Teammitglied präsentiert 1 – 3 Ideen, um die umfassendere Vision oder Mission zu identifizieren. D.h. „Was möchten wir gemeinsam erreichen? | Wie stellen wir uns die zukünftige Zusammenarbeit vor“ Dies ist ein gemeinsames Thema oder Zielbild für die Ideen, die in den verbleibenden drei Themenfeldern generiert werden sollen.

Nach den Visions-Präsentationen kann das Team ein übergeordnetes Thema identifizieren oder über eines abstimmen. Als Moderator können Sie mit Hilfe der S.M.A.R.T. Formel Unterstützung bieten, um eine gemeinsame erste Ziel-/Visionsdefinition zu erarbeiten.

Unterstützung (Benefit): Jedes Teammitglied notiert und präsentiert 1 – 2 Ideen, um die Frage zu beantworten: „Was waren die letzten Benefits oder Gewinne, die generiert wurden?“ Achten Sie dabei auf den Zusammenhang mit der Vision oder des erarbeiteten Zielbildes.

Bremsklötze (Brake blocks): Jedes Teammitglied notiert und präsentiert Ideen zur Beantwortung der Frage: „Welche Benutzer- / Kundenprobleme gibt es derzeit in diesem Bereich, an denen wir arbeiten sollten?“ – im Zusammenhang mit dem Themenfeld Vision/Target. Sie sollten so viele Ideen generieren, wie Sie möchten, und dann Ihre Top 1 – 3 Themen daraus auswählen.

Schlaglöcher (potholes): Jedes Teammitglied präsentiert Ideen zur Beantwortung der Frage: „Welche Anwender- / Kundenprobleme können in diesem Bereich auftreten, die wir kennen und an denen wir arbeiten sollten?“ – immer im Zusammenhang mit der Vision. Sie sollten so viele Ideen generieren, wie Sie möchten, und dann Ihre Top 1 – 3 Themen selbst auswählen.

Nach den Präsentationen der Bremsklotz- und der Schlagloch-Themenfelder, verliest der Moderator nochmals laut die Karten und stellt eine kurze Zusammenfassung vor, damit das Team ein Gesamtbild bekommt und es die ersten Schritte und Maßnahmen in Richtung Ziel oder Vision planen kann.

Maßnahmenplanung und Verbindlichkeit:

Sie haben nun die erforderlichen Themenfelder betrachtet und die ersten Verbesserungsmaßnahmen identifiziert. Legen Sie daraufhin die ersten Maßnahmen und Verantwortlichkeiten in einer ToDo-Liste (Wer/Was/bis wann) fest und vereinbaren einen Überprüfungstermin mit dem Team.

Zusätzliche Methodenunterstützung und Links:

Für die Arbeit an evolutionären Verbesserungsthemen hat sich auch die KANBAN-Technik als hervorragende Methode erwiesen. Mehr Informationen zur KANBAN-Methode finden Sie unter Wie können wir evolutionaer agiler werden oder in einer unserer Trainings und Onlineseminaren unter Projektmanagement Training KANBAN Basics kompakt.

Gerne moderiere ich Ihre Workshops (auch online) und biete Ihnen meine Unterstützung, bei der Erarbeitung von evolutionärer Verbesserung an.