Als Projektleiter oder Projektleiterin müssen Sie regelmäßig vor Kunden, Entscheidungsgremien und Auftraggebern präsentieren. Dabei geht es nicht nur darum, Ihre Ideen und Fortschritte zu kommunizieren, sondern auch darum, Ihr Publikum zu überzeugen und zu inspirieren. Eine Methode, die Ihnen dabei helfen kann, ist das sogenannte pyramidale Präsentieren.
Was ist pyramidales Präsentieren?
Pyramidales Präsentieren ist eine Präsentationsmethode, bei der Sie Ihre Informationen hierarchisch ordnen. Dabei beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen und arbeiten sich dann schrittweise zu den Details vor. Die Idee dahinter ist, dass Ihr Publikum so zuerst einen Überblick über das Thema erhält und dann in die Tiefe gehen kann, wenn es mehr Informationen benötigt.
Warum ist pyramidales Präsentieren hilfreich?
Es gibt mehrere Gründe, warum pyramidales Präsentieren eine hilfreiche Methode ist:
- Es hilft Ihrem Publikum, das Thema schneller zu verstehen: Indem Sie mit den wichtigsten Informationen beginnen, können Sie Ihrem Publikum in kurzer Zeit einen klaren Überblick über das Thema geben.
- Es erleichtert es Ihrem Publikum, sich zu konzentrieren: Wenn Sie Ihre Informationen hierarchisch ordnen, müssen Ihr Publikum und Sie sich nicht durch irrelevante Details wühlen, um zum Kern des Themas zu gelangen.
- Es erleichtert es Ihnen, Ihre Präsentation zu strukturieren: Indem Sie Ihre Informationen hierarchisch ordnen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Präsentation logisch aufgebaut ist und dass Sie nichts Wichtiges vergessen haben.
Wie können Sie pyramidales Präsentieren in Projekten anwenden?
Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um pyramidales Präsentieren in Projekten anzuwenden:
1. Identifizieren Sie die wichtigste Botschaft bzw. Frage, die Sie kommunizieren möchten.
Hier sind einige Schritte, die Sie ergreifen können, um eine klare Botschaft für Ihre Präsentation zu erarbeiten und die Hauptfrage Ihres Publikums zu beantworten:
Verstehen Sie Ihre Zielgruppe: Bevor Sie mit der Ausarbeitung Ihrer Präsentation beginnen, sollten Sie sich überlegen, wer Ihr Publikum ist und welche Fragen oder Bedenken sie haben könnten. Was ist ihr Hintergrund, ihre Expertise, ihre Bedürfnisse und Interessen?
Identifizieren Sie das Ziel Ihrer Präsentation: Überlegen Sie sich, was Sie mit Ihrer Präsentation erreichen möchten. Möchten Sie Ihre Ideen präsentieren, Probleme lösen, den Fortschritt Ihres Projekts darstellen oder Entscheidungen treffen?
Formulieren Sie eine klare Botschaft: Verwenden Sie die Informationen, die Sie über Ihr Publikum und Ihre Ziele gesammelt haben, um eine klare Botschaft zu formulieren. Ihre Botschaft sollte kurz und prägnant sein und das Hauptthema Ihrer Präsentation auf den Punkt bringen.
Beantworten Sie die Hauptfrage Ihres Publikums: Stellen Sie sicher, dass Sie die Hauptfrage Ihres Publikums beantworten, die sie möglicherweise zu Beginn Ihrer Präsentation haben. Wenn Sie diese Frage beantworten können, können Sie sicherstellen, dass Ihr Publikum interessiert und engagiert bleibt.
Überprüfen Sie Ihre Botschaft auf Konsistenz: Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft konsistent ist und sich durch Ihre Präsentation zieht. Alle Abschnitte Ihrer Präsentation sollten Ihre Botschaft unterstützen und Ihre Ziele widerspiegeln.
Testen Sie Ihre Botschaft: Bevor Sie Ihre Präsentation vor Ihrem Publikum halten, testen Sie Ihre Botschaft bei Kollegen, Freunden oder anderen Testpersonen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaft klar und verständlich ist und von Ihrer Zielgruppe verstanden wird.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie eine klare Botschaft für Ihre Präsentation entwickeln und die Hauptfrage Ihres Publikums beantworten, was dazu beitragen kann, das Interesse und Engagement Ihres Publikums zu erhöhen.
2. Ordnen Sie diese Informationen hierarchisch und erstellen Sie eine passende Argumentationsstruktur für Ihre Präsentation.
Beginnen Sie mit dem wichtigsten Punkt und arbeiten Sie sich dann schrittweise vom groben Inhalt zu den Zielgruppen relevanten Details vor.
Beim pyramidalen Präsentieren gibt es verschiedene Argumentationsketten, die Sie je nach Inhalt und Ziel Ihrer Präsentation einsetzen können. Hier sind einige Beispiele:
Kausalitätskette: Hierbei argumentieren Sie, dass ein Ereignis oder eine Entscheidung zu einer bestimmten Konsequenz führt. Dies kann nützlich sein, um Ihre Argumentation für eine bestimmte Handlung oder Entscheidung zu unterstützen.
Vergleichende Kette: Hierbei vergleichen Sie zwei oder mehrere Optionen oder Entscheidungen und zeigen auf, warum eine Option besser ist als die andere. Dies kann nützlich sein, um Alternativen zu präsentieren und Ihre Argumentation zu unterstützen.
Problem-Lösungskette: Hierbei präsentieren Sie ein Problem und zeigen auf, wie Sie dieses Problem durch Ihre Lösung lösen können. Dies kann nützlich sein, um Ihre Lösung zu präsentieren und Ihre Argumentation zu unterstützen.
Chronologische Kette: Hierbei präsentieren Sie Ihre Argumentation in chronologischer Reihenfolge. Dies kann nützlich sein, um Ihre Argumentation durch eine Geschichte oder eine Abfolge von Ereignissen zu unterstützen.
Es ist wichtig, die richtige Argumentationskette für Ihre Präsentation zu wählen, um Ihre Argumentation zu unterstützen und Ihre Botschaft zu vermitteln. Die Wahl der Argumentationskette hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel dem Inhalt Ihrer Präsentation, dem Ziel Ihrer Präsentation und Ihrem Publikum.
3. Erstellen Sie eine visuelle Unterstützung, um Ihre Präsentation zu unterstützen.
Passende und gut gestaltete PowerPoint-Folien oder Präsentationsbildern können dabei helfen, Ihre Informationen klarer zu kommunizieren.
Bei der Erstellung von PowerPoint-Folien oder Präsentationsbildern gibt es einige wichtige Dinge zu beachten, um sicherzustellen, dass Ihre Präsentation effektiv ist und Ihre Botschaft klar vermittelt wird. Hier sind einige Tipps:
- KISS-Prinzip: Halten Sie es kurz und einfach. Vermeiden Sie zu viel Text und komplizierte Diagramme. Stellen Sie Ihre Botschaft in einfachen Worten und klaren Grafiken dar.
- Einheitliches Design: Verwenden Sie einheitliche Farben, Schriftarten und Designs für alle Folien. Dies gibt Ihrer Präsentation ein professionelles Aussehen und hilft Ihrem Publikum, sich auf den Inhalt zu konzentrieren.
- Vermeiden Sie Überladung: Vermeiden Sie es, Ihre Folien mit zu vielen Informationen oder Bildern zu überladen. Weniger ist oft mehr. Wählen Sie nur die wichtigsten Informationen aus und stellen Sie sie klar und prägnant dar.
- Verwenden Sie Bilder: Verwenden Sie Bilder und Grafiken, um Ihre Botschaft zu unterstützen und visuelle Interessen zu wecken. Wählen Sie jedoch nur Bilder, die Ihre Botschaft unterstützen und vermeiden Sie unnötige Bilder.
- Passen Sie Ihre Folien an Ihr Publikum an: Passen Sie das Design und den Inhalt Ihrer Folien an Ihr Publikum an. Verwenden Sie eine Sprache, die Ihr Publikum versteht und wählen Sie Beispiele, die für sie relevant sind.
- Verwenden Sie Animationen sparsam: Verwenden Sie Animationen und Übergänge sparsam und nur dann, wenn sie Ihre Botschaft unterstützen. Vermeiden Sie übermäßige Animationen, die nur ablenken.
4. Üben Sie Ihre Präsentation, um sicherzustellen, dass Sie fließend und überzeugend präsentieren können.
Das Üben einer Präsentation ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Botschaft klar und effektiv vermitteln können. Hier sind einige Dinge zu beachten, um das Üben effektiver zu gestalten:
Zeitplan erstellen: Planen Sie Ihre Präsentation im Voraus und teilen Sie sie in Abschnitte ein, um sicherzustellen, dass Sie genug Zeit für jeden Abschnitt haben.
Vor Publikum üben: Üben Sie vor einem Publikum, um Feedback zu erhalten und zu sehen, wie Ihr Publikum auf Ihre Präsentation reagiert. Bitten Sie um konstruktives Feedback und arbeiten Sie daran, die Bereiche zu verbessern, die verbessert werden müssen.
Videotaping: Nehmen Sie sich selbst auf Video auf, um Ihre Präsentation zu analysieren. Achten Sie auf Ihre Körpersprache, Stimme und Verwendung von visuellen Hilfsmitteln.
Einbeziehung von Timeboxing: Üben Sie Ihre Präsentation innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Botschaft effektiv vermitteln können.
Erstellung von Notizen: Erstellen Sie Notizen oder Karteikarten, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Punkte abdecken und Ihre Botschaft klar und effektiv vermitteln können.
KVP – Kontinuierliche Verbesserung: Arbeiten Sie kontinuierlich daran, Ihre Präsentation zu verbessern und zu verfeinern, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Botschaft klar und effektiv vermitteln können.
Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung des pyramidalen Präsentierens in Ihren Projekten benötigen, bieten wir gerne Trainings, Coachings und Projektbegleitungen an.
Kontaktieren Sie uns gerne, um mehr zu erfahren!
Literaturhinweise:
„The Pyramid Principle“ von Barbara Minto
„Slide:ology“ von Nancy Duarte
„Presentation Zen“ von Garr Reynolds